Lean Office : Optimisez vos processus administratifs

L’objectif du lean office repose sur la réduction des opérations inutiles dans vos processus administratifs. Ainsi, les gains sont multiples se traduisant par une réduction du temps concernant le traitement des dossiers, tout en contribuant à une amélioration de la communication interservices.

Qu’est-ce que le lean office ?

Le lean office correspond à une démarche d’optimisation des interactions dans le but d’améliorer l’efficacité des services au sein d’une entreprise. Ainsi, les bureaux et les services sont engagés dans l’excellence opérationnelle à travers différentes étapes distinctes.

Quels sont les avantages du lean office ?

Augmenter la productivité

Cette méthode de travail permet une augmentation de la productivité jusqu’à 50 % grâce à l’amélioration de l’efficacité et la réduction du gaspillage. Moins de ressources seront utilisées pour l’accomplissement des tâches.

Réduire les coûts

En limitant les activités stériles comme les tâches sans valeur ajoutée, l’envoi de courrier inutile ou l’organisation de réunions superflues, vous observerez une réduction des dépenses et une amélioration du service pour les clients. C’est une excellente façon de réduire les frais généraux en limitant l’acquisition des outils, l’achat de meubles, la location ou l’espace de bureau.

Améliorer le service client

Les clients sont à la recherche de produits qualitatifs, mais également d’un service similaire avec une tarification raisonnable. Il est donc impératif de tenir les promesses, mais également de déployer un service de qualité qui dépassera les attentes de la clientèle. Pour cela, une excellence opérationnelle est alors attendue permettant alors de maximiser la satisfaction client.

Les 7 postes de réduction

Les documents papiers et numériques

Lorsqu’on parle de stock excessif, on pense naturellement aux fournitures de bureau et au mobilier. Cependant, la question du stockage des documents papier occupe une place prépondérante et en optant pour le format numérique, vous libérez de l’espace. Mais avec un système d’archivage fonctionnel, vous retrouverez plus facilement les documents, se traduisant par un gain de production non négligeable.

Les délais d’attente

Pour accomplir les tâches, le personnel attend les outils, les instructions et le matériel. Donc, les machines ne s’utilisent pas à 100 %. Avec une meilleure planification et des instructions de travail claires, il est alors possible d’améliorer la communication au sein d’un groupe.

Le transport des documents

Le transport des documents doit être optimisé à chaque étape que ce soit au cours d’un envoi papier ou au cours d’un envoi numérique. Dans le cas contraire, une perte de temps est alors observable, se traduisant par une baisse d’efficacité en termes de production.

Le stockage des informations

Un stock trop conséquent entraîne des manipulations excessives. Il faut donc vérifier les stocks physiques et examiner avec minutie les données. Sinon, les coûts de stockage sont plus importants avec un véritable risque de détérioration. Pour remédier à ce problème, il faut alors revoir la gestion des stocks.

Les déplacements inutiles

Souvent, les éléments sont déplacés de manière inutile et parfois ils gênent les autres déplacements au sein de l’entreprise. Cela entraîne une augmentation des coûts de transport et des délais de livraison plus long. D’où l’importance de réorganiser les espaces de travail avec un management efficace afin d’optimiser la circulation.

Les opérations redondantes

Les opérations redondantes n’apportent pas de valeur ajoutée avec une augmentation importante des coûts des matériaux et de production. Le repérage de ce gaspillage s’effectue par rapport au traitement excessif des produits, autrement dit par une fabrication avec des spécifications plus importantes que les attentes du client, par rapport à leurs besoins.

Les modes opératoires inefficaces

Les compétences du personnel sont parfois inappropriées et pour détecter ce genre d’anomalie, il est indispensable de mettre en place des évaluations et de vous orienter ensuite vers la formation appropriée. Pour mieux utiliser des talents, il est indispensable de revoir les responsabilités de chacun et la formation reste la pierre angulaire pour que les effectifs donnent le meilleur d’eux-mêmes.

La méthode 5S

La méthode 5S se base sur cinq principes distincts :

• Seiri, supprimer en éliminant les éléments inutiles
• Seiton, situer en déterminant une place pour chaque outil
• Seiso, nettoyer en éliminant les équipements potentiellement dégradés
• Seiketsu, standardiser en délimitant les standards de rangement
• Shitsuker suivre qui constitue la dernière étape favorisant le maintien des acquis et l’amélioration des processus.